Datenschutzhinweise

1. Worum es hier geht — und wer wofür verantwortlich ist

Du nutzt die Simpanion-Plattform, weil dein Arbeitgeber (oder die Organisation, die dir den Zugang bereitstellt — nachfolgend „dein Arbeitgeber“) sie für dein Training einsetzt. Datenschutzrechtlich hat das eine wichtige Folge:

• Teil A — Trainingsdaten: Für alle Daten, die bei deinem Training entstehen, ist dein Arbeitgeber der Verantwortliche (Art. 4 Nr. 7 DSGVO). Wir, die Simpanion Technologies UG (haftungsbeschränkt), Ginsterweg 17, 96114 Hirschaid, verarbeiten diese Daten als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) nach seinen Weisungen.
• Teil B — Konto- und Sicherheitsdaten: Für einen kleinen Teil (Anmeldung, Sicherheitsprotokolle, Support) sind wir selbst Verantwortlicher.

Die Informationen nach Art. 13, 14 DSGVO über das Training selbst erhältst du daher von deinem Arbeitgeber. Diese Hinweise erklären transparent, was auf der Plattform technisch passiert, und informieren dich über den Teil, den wir selbst verantworten. Datenschutzanfragen an uns: contact@simpanion.ai.

2. Teil A — Verarbeitung im Auftrag deines Arbeitgebers

2.1 Welche Daten dabei entstehen

• Profildaten: Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Unternehmen;
• Übungsinhalte: Chat-Verläufe und Gesprächstranskripte (auch aus Sprache transkribiert), deine Antworten in Lernbausteinen (Quiz, Freitext u. a.);
• automatisiertes Feedback: KI-Bewertungen, Kompetenz-Scores, Auswertungen zu Übungen, Präsentationen und Meetings;
• Lern- und Fortschrittsdaten: bearbeitete Inhalte, Erfahrungspunkte (XP), Level, Aktivitätsserien;
• selbst erstellte Cases (sofern dein Arbeitgeber die Funktion nutzt): deine Beschreibung des zu übenden Gesprächs sowie der daraus erzeugte Übungsfall. Die Beschreibung kann Angaben zu dritten Personen enthalten (z. B. zu deinem Gesprächspartner); die Anwendung bittet dich, dabei nur Rolle und Vornamen oder ein Pseudonym zu verwenden, und die KI ersetzt Nachnamen bei der Erstellung. Selbst erstellte Cases sieht ausschließlich du selbst; sie fließen in keine Teamstatistik ein.

Wichtig: Wir speichern keine Audio- oder Videoaufnahmen deiner Übungen. Gespeichert werden Transkripte und Auswertungen (Text).

2.2 Wozu

Zur Durchführung des Trainings, für dein persönliches Feedback und deinen Fortschrittsüberblick sowie — sofern dein Arbeitgeber die Funktion nutzt — für aggregierte Teamstatistiken.

2.3 Was Führungskräfte sehen

Die Team-Ansicht zeigt Führungskräften ausschließlich Team-Durchschnittswerte (nur für Teams ab zwei Mitgliedern) — keine Einzelergebnisse, keine einzelnen Transkripte, keine persönlichen Aktivitätsdaten. In der Teamverwaltung sind Namen und E-Mail-Adressen sichtbar (sonst ließen sich Teams nicht zusammenstellen), aber technisch nie gemeinsam mit individuellen Leistungsdaten.

2.4 Deine Rechte, Speicherdauer

Auskunft, Berichtigung, Löschung und die übrigen Betroffenenrechte (Art. 15–21 DSGVO) machst du für Teil A bei deinem Arbeitgeber geltend; wir unterstützen ihn dabei (Art. 28 Abs. 3 lit. e DSGVO). Die Speicherdauer richtet sich nach seinen Weisungen und dem Vertrag mit ihm; bei Vertragsende werden die Daten exportiert und anschließend gelöscht.

3. Sprache, Video-Avatar und Kamera

3.1 Sprachmodus (Mikrofon)

Im Sprach- und Videomodus wird dein Mikrofon-Audio zur Echtzeit-Transkription direkt aus deinem Browser an ElevenLabs Inc. (USA) übertragen. Das Transkript wird Teil deines Übungsverlaufs; die Audioübertragung dient allein der Transkription und Sprachausgabe. Die Antworten der KI werden als synthetische Stimme (ElevenLabs) ausgegeben.

3.2 Videomodus (Avatar)

Der Video-Gesprächspartner ist ein synthetischer Avatar von HeyGen Inc. (USA); die Videoübertragung läuft über die Echtzeit-Infrastruktur von LiveKit Inc. (USA). Dabei fallen Verbindungsdaten an (z. B. deine IP-Adresse). Dein Mikrofon-Audio geht nicht an HeyGen oder LiveKit — du empfängst hierüber nur das Avatar-Bild und seinen Ton.

3.3 Kamera (Selbstansicht)

Die Kamera-Kachel im Videomodus ist eine reine Selbstansicht: Dein Kamerabild verlässt dein Gerät nicht. Es wird nicht übertragen, nicht gespeichert und nicht ausgewertet. Du kannst die Kamera vor und während jeder Übung abschalten; wird sie abgeschaltet oder die Übung pausiert, wird der Kamerazugriff des Browsers vollständig beendet (die Kamera-Anzeige deines Geräts erlischt).

3.4 Drittlandübermittlung

ElevenLabs, HeyGen und LiveKit verarbeiten Daten in den USA. Alle drei Anbieter sind unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert; ergänzend gelten ihre Auftragsverarbeitungsbedingungen einschließlich der EU-Standardvertragsklauseln.

4. Künstliche Intelligenz — Transparenz

• Du sprichst mit KI-Systemen. Deine Gesprächspartner auf der Plattform sind keine Menschen; Stimmen und Video-Avatare sind synthetisch erzeugt (Art. 50 der KI-Verordnung).
• Die KI-Modelle laufen auf AWS Bedrock in der Region Frankfurt (eu-central-1). Deine Eingaben werden dort zur Beantwortung verarbeitet und nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.
• KI-Bewertungen sind automatisiertes Trainingsfeedback. Wir treffen keine Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung oder ähnlich erheblicher Beeinträchtigung dir gegenüber (Art. 22 DSGVO). Ob und wie dein Arbeitgeber Trainingsergebnisse verwendet, entscheidet und verantwortet er als Verantwortlicher.

5. Teil B — was wir selbst verantworten

5.1 Konto und Anmeldung

Dein Konto wird über AWS Cognito (Region Frankfurt) verwaltet (E-Mail-Adresse, Passwort-Hash, Anmeldezeitpunkte). Zweck: Betrieb und Absicherung deines Zugangs. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Nutzungsverhältnis) und lit. f (Sicherheit).

5.2 Sicherheits- und Systemprotokolle

Zugriffe auf die Plattform werden technisch protokolliert (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Ressource), einschließlich Schutzmechanismen wie Anfrage-Limits gegen Missbrauch. Zweck: Stabilität, Fehleranalyse, Abwehr von Angriffen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Webserver-Protokolle werden nach 14 Tagen, Anwendungs- und Systemprotokolle nach 90 Tagen gelöscht; administrative Audit-Protokolle bewahren wir zur Nachvollziehbarkeit bis zu sieben Jahre auf.

5.3 Support

Stellst du eine Support-Anfrage, verarbeiten wir deren Inhalt und deine Kontaktdaten zur Bearbeitung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.

5.4 E-Mail-Versand und Nutzungskontingente

System-E-Mails (Einladung, Passwort-Zurücksetzen) versenden wir über Amazon SES/Cognito (EU, Region Irland). Zur Kostensteuerung erfassen wir außerdem technische Nutzungsmengen der Sprach- und Videodienste (z. B. Sprachsekunden je Konto und Monat) — Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

6. Cookies und lokale Speicherung

Die Plattform verwendet ausschließlich technisch erforderliche Cookies und Komforteinstellungen — keine Analyse-, Tracking- oder Marketing-Cookies. Eine Einwilligung ist daher nicht erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

7. Eingebettete Lernvideos

Lerninhalte können Videos von YouTube oder Vimeo einbetten. Wir nutzen den erweiterten Datenschutzmodus (youtube-nocookie.com) bzw. die „Do-Not-Track“-Einbindung von Vimeo. Beim Anzeigen und Abspielen eines solchen Videos stellt dein Browser dennoch eine Verbindung zu Google bzw. Vimeo her (IP-Adresse, Geräteinformationen); darauf haben wir keinen Einfluss. Ob Lerninhalte solche Videos enthalten, entscheidet der Ersteller der Inhalte.

8. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Übermittlungen in die USA sind durch EU-Standardvertragsklauseln bzw. das EU-U.S. Data Privacy Framework abgesichert (Ziffer 3.4). Eine vollständige, aktuelle Unterauftragsverarbeiter-Liste stellt dein Arbeitgeber im Rahmen seines Vertrags mit uns bereit.

9. Deine Rechte

Für Teil B (Konto, Sicherheit, Support) kannst du deine Rechte aus Art. 15–21 DSGVO direkt bei uns geltend machen: contact@simpanion.ai. Für Teil A (Trainingsdaten) wende dich an deinen Arbeitgeber — wir leiten Anfragen, die uns erreichen, dorthin weiter und unterstützen die Beantwortung. Daneben hast du ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO).

10. Sicherheit

Alle Übertragungen sind TLS-verschlüsselt, Daten werden verschlüsselt gespeichert, Mediendateien liegen in privaten Speichern und sind nur über kurzlebige, personengebundene Links abrufbar, und administrative Zugriffe werden protokolliert. Einzelheiten enthält die Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen, die dein Arbeitgeber von uns erhält.

11. Änderungen

Wir passen diese Hinweise an, wenn sich die Plattform oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.